Polityka prywatności

System Time Slots (awizacja terminów załadunku i rozładunku)
Ostatnia aktualizacja: 20 października 2026 r.

1. Administrator i podmiot przetwarzający

Administratorem danych osobowych jest Saint-Gobain, ul. Okrężna 16, 44-100, Gliwice — dane kontaktowe Administratora podawane są w klauzuli RODO w aplikacji lub w umowie z użytkownikiem.

Podmiotem przetwarzającym (procesorem) jest Prodefinity Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, w zakresie hostingu, utrzymania i rozwoju systemu — na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych.

2. Jakie dane przetwarzamy

System przetwarza wyłącznie dane potrzebne do awizacji i obsługi magazynu:

• Użytkownicy systemu — imię, nazwisko, login, e-mail, telefon, rola, opcjonalnie numer dokumentu; hasło w postaci hasza.
• Firmy / kontrahenci — nazwa, adres, NIP, e-maile kontaktowe i fakturowe.
• Kierowcy i osoby w awizacji — imię/nazwisko, telefon, numer dokumentu tożsamości (w bazie może być szyfrowany), dane gości.
• Pojazdy — numery rejestracyjne; opcjonalnie dane z kamer ANPR.
• Dokumenty — załączniki PDF/pliki i podpisy powiązane z rezerwacją.
• Komunikacja — treść i adresy e-mail oraz SMS (powiadomienia o slotach, kodach dostępu).
• Dane techniczne — adres IP, sesja, logi bezpieczeństwa i integracji (API/SSO).

System nie wymaga podawania PESEL ani danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO).

3. Cele i podstawa prawna

• świadczenie usługi awizacji i logistyki magazynowej (umowa / prawnie uzasadniony interes Administratora),
• utworzenie i zarządzanie kontem użytkownika,
• powiadomienia e-mail i SMS o statusie rezerwacji,
• bezpieczeństwo systemu, audyt i rozliczalność (uzasadniony interes),
• wywiązanie się z obowiązków prawnych (jeśli dotyczy).

4. Cookies i podobne technologie

Serwis używa cookies niezbędnych do działania oraz prostych cookies preferencji. Nie stosujemy cookies reklamowych ani trackingowych firm trzecich w celach marketingowych.

Cookies niezbędne do logowania i bezpieczeństwa są wymagane do korzystania z systemu. Warunki przechowywania cookies możesz zmienić w ustawieniach przeglądarki (zablokowanie cookies sesyjnych uniemożliwi zalogowanie).

5. Odbiorcy danych

• upoważnieni użytkownicy Administratora (wg ról: magazyn, ochrona, spedycja, admin),
• Prodefinity Sp. z o.o. jako procesor,
• dostawcy usług technicznych (hosting, poczta, bramka SMS, SSO) — wyłącznie w zakresie niezbędnym,
• integracje ERP/API/FTP skonfigurowane przez Administratora.

Dane nie są sprzedawane. Przekazanie poza EOG odbywa się tylko gdy wynika to z konfiguracji Administratora i z odpowiednimi zabezpieczeniami.

6. Okres przechowywania

• konta użytkowników — przez okres współpracy / do usunięcia przez Administratora,
• rezerwacje i dokumenty — zgodnie z polityką Administratora (system może usuwać stare bookingi, np. starsze niż rok),
• logi techniczne — zwykle kilka dni (np. ok. 5 dni dla głównych logów aplikacji),
• kolejka maili / komunikaty SOAP — ograniczona retencja (rzędu tygodni).

7. Prawa osób

Masz prawo do dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz sprzeciwu — w zakresie wynikającym z RODO. Wnioski kieruj do Administratora (firmy, z którą masz umowę / dostęp do systemu). Masz też prawo wniesienia skargi do Prezesa UODO.

8. Bezpieczeństwo

Stosujemy m.in. HTTPS, sesje z flagami Secure/HttpOnly, haszowanie haseł, kontrolę dostępu według ról oraz szyfrowanie wybranych wrażliwych pól (np. numer dokumentu kierowcy).

9. Kontakt

W sprawach danych osobowych: Administrator wskazany w umowie / klauzuli RODO w aplikacji.
W sprawach technicznych systemu: Prodefinity Sp. z o.o., wsparcie: support@prodefinity.com

Niniejszy dokument opisuje działanie systemu Time Slots. Szczegółowa klauzula Administratora (np. plik RODO w załącznikach firmy) może uzupełniać te informacje dla danej instalacji. Dokument ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej oceny prawnej.